4 tijdverspillers in project planning

Uit jaarlijks onderzoek blijkt dat het merendeel van projecten niet op tijd wordt opgeleverd. Medewerkers bouwen tijdens het plannen van projecten een behoorlijke veiligheidsmarge die ze vervolgen verspillen. Er zijn drie oorzaken voor deze verspilling namelijk het studentensyndroom, de wet van Parkinson, multitasking en afhankelijkheden in de project planning. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.

1. Het studentensyndroom

Het syndroom werkt als volgt: als medewerkers denken dat ze ruim de tijd hebben om een activiteit uit te voeren, dan vangen ze daar niet meteen mee aan. Ze gaan eerst iets anders doen. Als bijvoorbeeld een projectmanager aan een medewerker vraagt hoe lang het schrijven van een rapport duurt, dan bouwt de medewerker een veiligheidsmarge in. De medewerker geeft bijvoorbeeld zes dagen aan, terwijl er maar twee dagen nodig zijn.

Medewerkers verrichten vaak minder dan een derde van hun taken terwijl al tweederde van de geplande tijd verstreken is. Het gevolg is dat medewerkers veel moeite hebben om het werk binnen de project planning af te ronden. Dat lukt vaak niet als er tegenvallers zijn of als er een ander onvoorzien project tussendoor komt. Naast dat dit stress oplevert voor de medewerker krijgt hij of zij ook nog het gevoel dat de planning van de activiteit vanaf het begin onderschat is. In het ergste geval gaan ze de volgende keer nog ruimer schatten.

2. De wet van Parkinson

De tweede tijdverspiller in project planning is de Wet van Parkinson. Deze wet zegt: “Het werkt smeert zich uit over de beschikbare tijd”. Als we het voorbeeld uit de vorige paragraaf bekijken: over zes dagen moet er een rapport worden opgeleverd. In totaal zijn er twee dagen, oftewel zestien uur, nodig om het rapport af te ronden. Volgens deze wet zullen medewerkers de benodigde inzet over de zes aangegeven dagen verspreiden. Dit houdt in dat er ongeveer elke dag 2,5 uur besteedt wordt aan het schrijven van het rapport.

Medewerkers worden in de meeste culturen niet beloond als ze eerder klaar zijn dan de geplande einddatum. Medewerkers die eerder klaar zijn krijgen juist extra werk of worden ervan verdacht dat ze activiteiten te ruim inschatten. Door dit verschijnsel passen medewerkers de snelheid van hun werken aan, zodat ze tot de einddatum van de activiteit bezig zijn.

3. Multitasking

De derde tijdverspiller in project planning betreft multitasken. Bij multitasken werken medewerkers aan meerdere activiteiten tegelijkertijd. Multitasken wordt vaak gezien als efficiënt, omdat iedereen dan voortdurend iets te doen heeft. Dat is een misverstand, want multitasken leidt juist tot een verlaging van de productiviteit en tot een langere doorlooptijd. Dit komt omdat er steeds verstoringen optreden en er weer moet worden geschakeld.

Activiteiten worden eerder afgerond door medewerkers zonder onderbreking op een enkele activiteit te laten concentreren. Dit zie je ook terug in de illustratie. Daarnaast neemt ook de arbeidstevredenheid toe, omdat medewerkers beter hun werk kunnen doen. Door te stoppen met multitasken zullen medewerkers uiteindelijk al het werk in minder tijd kunnen afronden.

4. Afhankelijkheden

De laatste tijdverspiller in project planning wordt gevormd door afhankelijkheden tussen activiteiten en het effect van tijdwinsten en vertragingen. De meeste projecten hebben activiteiten die voor de start afhankelijk zijn van het afronden van andere voorgaande activiteiten. Deze activiteiten komen op enig moment samen.

Uit het bovenstaande voorbeeld blijkt dat het pad van samenkomende activiteiten tijdwinst elimineert. De vertraging in pad A leidt direct tot vertraging van het gehele project. Pad C draagt niet bij aan een eerdere oplevering van het project. Voor de capaciteitsplanning is het belangrijk dat de medewerkers op Pad C niet alleen op activiteiten in hun pad zijn gepland, omdat dit ertoe kan leiden dat ze op enig moment niets te doen hebben. Je moet dus afhankelijkheden in de project planning zoveel mogelijk voorkomen, omdat dit het doorwerken moeilijker maakt.

Conclusie

Om het studentensyndroom en de wet van Parkinson te bestrijden moet er transparantie in de organisatie ontstaan. Er moet een cultuur ontstaan waarbij medewerkers eerlijk durven aan te geven hoeveel tijd ze werkelijk nodig hebben om hun werk af te ronden.

Het voorkomen van multitasken heeft een positief effect op het bestrijden van het studentensyndroom en de wet van Parkinson. Door medewerkers te laten concentreren op één activiteit tegelijk zal de inzet zich niet uitspreiden over de beschikbare tijd.

Tot slot dien je afhankelijkheden in projecten zoveel mogelijk te voorkomen. Daarom is een methode als SCRUM zo succesvol. Deze methode voorkomt afhankelijkheden, omdat de op te leveren resultaten worden opgehakt in kleine bruikbare componenten. Daardoor is het gehele team voortdurend productief bezig en medewerkers hebben zelden niets te doen.