Het professionaliseren van zakelijke telefonie

Wat kun je doen om je zakelijke telefonie te professionaliseren? In dit artikel bespreken we de verschillende mogelijkheden. We zullen ons met name richten op IVR (Interactive Voice Response-system) en Voip (Voice Over Internet Protocol).

Wat is een Interactive Voice Response-system?

Een IVR, ook wel spraakcomputer genoemd, is een onderdeel van een telefooncentrale dat de beller welkom heet en zorgt dat ze de juiste persoon aan de lijn krijgen of dat ze op een andere manier geholpen worden met hun vraag of opmerking. Het is dus in feite een manier om het personeel minder te belasten en efficiënter te werk te kunnen gaan. Je kunt een IVR overigens ook gebruiken om uitgaande gesprekken te voeren en op die manier mensen over iets te informeren.

Voordelen van een IVR

Zoals al eerder aangehaald ontlast een IVR het personeel van een bedrijf. Het kost veel mankracht om bellers voor te selecteren zonder IVR. Met een IVR komt de beller via een keuzemenu en/of wachtrij direct bij de goede persoon of afdeling terecht. De IVR gebruikt hiervoor gegevens die uit het keuzemenu duidelijk zijn geworden zoals:

• Dag en tijdstip van het gesprek
• De gebelde telefoonnummers
• De telefoonnummers waar vanaf gebeld wordt
• De toetsen om een keuze te maken
• Enzovoort

Er zijn tegenwoordig zelfs spraakcomputers met stemherkenning, zodat er op die manier opdrachten aan het systeem kunnen worden gegeven. Al met al is IVR dus een uitstekende manier om je klantenservice (gedeeltelijk) te automatiseren.

Wat is Voice Over Internet Protocol?

Voip wil zeggen dat je belt via het internet. Je hebt daar dus geen telefooncentrale voor nodig. Een computer, sip device (speciale telefoon om via internet te kunnen bellen) of mobiele telefoon zijn alles dat je nodig hebt. Je kunt je dan registreren bij een voip provider en dan alle gesprekken voeren die je maar wilt.

Als je via je computer wilt bellen kun je de software van de door jouw gekozen voip provider downloaden en op die manier gesprekken voeren. De tarieven zijn vaak veel lager dan via analoge telefoons en sommige bestemmingen worden soms zelfs helemaal gratis aangeboden.

Voordelen van Voip

Als je belt via zakelijke VoIP heb je dus geen logge telefooncentrale meer nodig. Je hebt verschillende opties om te kunnen bellen tegen vaak hele lage kosten. Daarnaast is het zeker voor thuiswerkers ideaal. Werknemers kunnen desgewenst thuiswerken en in contact blijven met collega’s en klanten vanaf hun huis. Een vast telefoonnummer op mobiel? Geen enkel probleem. Uiteraard biedt dit ook momenteel met de Covid 19-pandemie heel veel voordelen.

Conclusie

Als je ervoor kiest om je zakelijke telefonie te professionaliseren, dan zijn IVR en Voip prima opties. Afhankelijk van je manier van werken kun je een keuze maken welke van de twee voor jou het meest geschikt is. Het kan je zonder meer veel geld besparen!

About Post Author

Hans Van Amsterdam

See author's posts