5 voordelen van een digitale receptie

In steeds meer organisaties zie je niet alleen een receptionist in de welkomsthal, maar ook een digitale receptie die vaak de vorm van een aanmeldzuil aanneemt. Een virtuele receptie is geen vervanging van de receptionist, maar juist een aanvulling die voor een warm welkom van bezoekers zorgt. Welke voordelen heeft een digitale receptie en waarom zou je hiervoor kiezen?

1. Efficiënt en eenvoudig bezoekers registreren

Met een digitale receptie van Reflex Online kunnen bezoekers zich efficiënt en eenvoudig registreren. Op de aanmeldzuil krijgen bezoekers precies te zien welke gegevens ze in moeten vullen en zo registreren ze zich eenvoudig, bijvoorbeeld voor een afspraak in een bedrijf, als gast in een hotel of als patiënt bij de dokter. Zelf de informatie invoeren is makkelijker voor de bezoeker en voorkomt miscommunicaties tussen de receptionist en gast.

2. Alle informatie op één plek

Met een aanmeldzuil ben je ervan verzekerd dat je alle benodigde informatie over een gast bij binnenkomst hebt. Je weet wie de bezoeker is, met wie hij of zij een afspraak heeft en je kunt zien waar de bezoeker naartoe moet. Daarnaast biedt de aanmeldzuil de mogelijkheid om de veiligheidsvoorschriften aan de bezoeker te tonen en om akkoord te vragen.

3. Automatisch bericht in de organisatie

Met een digitale receptie wordt er na de aanmelding automatisch een bericht naar de betrokken persoon in de organisatie verstuurd. De receptionist hoeft dus niet te bellen of op te staan, maar de medewerker ontvangt een bericht op zijn mobiele telefoon of computer met daarin de mededeling dat de gast gearriveerd is. Zo worden wachttijden verkort, zeker wanneer de receptioniste ook druk is met andere zaken.

4. Overzicht van de bezoekers

Een bijkomstig voordeel van de digitale receptie is dat je een overzicht hebt van alle bezoekers in het pand. In de meeste gevallen is dit overzicht niet nodig, maar in het geval van een evacuatie of een incident is het fijn om te weten welke gasten zich naast de medewerkers in het pand bevinden. Zo zorg je ervoor dat de situatie veilig afgehandeld kan worden.

5. Tijd besparen voor alle betrokkenen

Een digitale receptie bespaart tijd voor alle betrokken partijen. De receptionist bespaart tijd, omdat hij of zij niet langer alle gegevens van de gast in hoeft te vullen en mensen hoeft te notificeren. Voor de gast en de medewerker geldt hetzelfde voordeel, omdat er een directe notificatie is en er dus niet langer gewacht hoeft te worden. Zeker wanneer de receptionist druk is met een andere taak of een korte pauze heeft, bespaart de digitale receptie een hoop tijd en zorgt de aanmeldzuil voor een efficiënt en warm welkom.

About Post Author

Hans Van Amsterdam

See author's posts