Hoe zorg je voor een effectieve vergadering?

Bijna elk bedrijf maakt er gebruik van, vergaderingen. Nederland is namelijk echt een vergader land dat graag vele uren doorbrengt in een vergaderruimte. Maar op welke manier vergader je nou het meest effectief? Om jullie op weg te helpen zijn hier aan aantal tips voor een effectieve vergadering!

Kies een geschikte locatie

Op het moment dat je gebruik maakt van een inspirerend locatie, zal de effectiviteit van de vergadering verhogen. Niemand wordt er vrolijk van om in een kleine, saaie zaal te zitten. Kies dus voor een makkelijk bereikbare locatie met een ruimte die bij het bedrijfscultuur past. Een goede vergaderlocatie zorgt er dus voor dat de creativiteit van de medewerkers wordt verhoogd.

Maak gebruik van ander plekken

Of je nou op kantoor vergaderd of op een externe plek, wissel eens van plek. Door een wisseling van plekken verandert de dynamiek.

Neem genoeg pauzes

Hebben jullie frequent lange vergaderingen? Laat de vergadering dan niet aan een stuk doorgaan. Door korte pauzes in te zetten zorg je ervoor dat je collega’s zich beter kunnen concentreren.

Tip: gebruik zo’n kleine pauze voor een originele vergaderbreak. Je zou een kleine quiz of teambuilding test kunnen gebruiken.

Afhankelijk van de lengte van de vergadering is het bij lange vergaderingen slim om na de grote lunchpauze even te gaan lopen. Door een kleine wandeling en een frisse neus, kan iedereen daarna met volle energie aan de gang.

Zet een duidelijke tijd

Zorg ervoor dat je een duidelijke stop tijd afspreekt en dat je de pauzetijd goed in de gaten houdt. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn. Probeer ook wat uitloop mee te rekenen. Collega’s die nog andere vergaderingen of afspraken hebben na de vergadering, hoeven zo minder zorgen te maken over eerder weg gaan of te laat aankomen bij de andere vergadering of afspraak.

Betrokkenheid met de collega’s

Niemand heeft zin in een vergadering waar alleen maar gepraat word, zonder enige interactie. Zorg ervoor dat je op een originele manier de interactie met je collega’s hebt, zodat er alle ruimte is voor opmerkingen of ideeën.

Voldoende eten

Iedereen herkent vast wel zo’n inkakmoment voor de lunch. Let er dus op dat er genoeg gezonde snack liggen, zodat iedereen met volle concentratie aanwezig kan zijn.

Vergader alleen als het nodig is

Vergaderen kost voor je collega’s veel tijd en energie. Bepaal of de vergadering echt nodig is. Kijk dus uit dat je niet te veel vergaderingen houdt, maar besteed tijd in effectieve vergaderingen. Tip: maak een duidelijk doel voor de vergadering, hierdoor is de agenda duidelijk en hoeft de vergadering niet te lang te worden.

About Post Author

Hans Van Amsterdam

See author's posts